نظریه مهارت های مدیریت رابرت کتز
یكی از دسته بندی های معروفی كه ازمهارت های مدیریت وجود دارد ، مربوط به نظر رابرت كتز (R. Katz) است. رابرت کاتز (1955) مهارت های مدیریتی را به سه دسته مهارت های ادراكی ، انسانی و فنی دسته بندی می كند.
1- مهارت های ادراکی ( Cancepual skills )
مهارت ادراكی ، یعنی توانائی درك پیچیدگی های كل سازمان و تصور همه عناصر و اجزای تشكیل دهنده كار و فعالیت سازمانی به صورت یك كل واحد. به عبارت دیگر، توانائی درك و تشخیص اینكه كاركردهای گوناگون سازمان به یكدیگر وابسته بوده، تغییر در هر یك از بخشها الزاماً بخشهای دیگر را تحت تأثیر قرار می دهد. آگاهی از این روابط و شناخت اجزا و عناصر مهم در موقعیت های مختلف، مدیر را قادر می سازد كه به طریقی تصمیم گیری یا اقدام كند كه موجبات اثربخشی سازمان و رضایت كاركنان آن را فراهم نماید. اكتساب مهارت ادراكی مستلزم آموزش نظریه های علوم رفتاری، به ویژه نظریه های سازمان، مدیریت و تصمیم گیری و كاربرد عملی آنهاست. (علاقه بند، 1380 : 89).
لازمه این نوع مهارت عبارتست از کسب شناخت و اطلاعات در موارد زیر: - تئوری، تحقیق، علم و عمل - تئوری های سازمان بویژه بروکراسی - تئوری های علوم رفتاری - تئوری های تصمیم گیری - تئوری سیستم ها،مفاهیم و کاربرد آن لذا، مدیری که دارای مهارت ادراکی است قادر به تجزیه و تحلیل ذهنی مسائل بوده و بدون توجه به امور جزئی بر مجموعه آنها حتی قبل از وقوع واقعه ،اشراف دارد.(سیدعباس زاده،1381 : 38) مهارت ادراکی مستلزم جامعیت ذهنی به معنی رهایی فکری از قید امور فوری و محسوس و آشکار و تحجر فکری است. (سیدعباس زاده،1381 : 38)
او درباره مهارتهای ادراكی كه بی ربط با ابعاد ذهنیت فلسفی نیست ، چنین می گوید: " مهارتهای ادراكی مدیران را قادر می سازد تاسازمان را به صورت یك كل و در محیط ببینند و نیز به مدیران این توانایی را می دهد تا تعامل بین بخشهای مختلف سازمان را دریابند .
با استفاده از مهارتهای ادراكی مدیران می تواند پیامدهای هر نوع عملی را تشخیص می دهند ، همچنین مدیران اثر بخش می توانند با استفاده از مهارتهای ادراكی جهت برآورده ساختن نیازهای كل سازمان تصمیمات خود را اتخاذ كنند. مهارتهای ادراكی همچنین شامل توانایی تحلیل موقعیت ، تشخیص ریشه های مشكلات و معضلات و ارائه برنامه های كاربردی هم می شود . در نتیجه اهمیت مهارت مزبور باید اذعان داشت كه مدیران باید بتوانند موقعیتهای خوب و بد را كه سازمان با آنها روبرو می شود، در نظر بگیرند .
پس از ارزیابی موقعیتها ، مدیران باید با استفاده از مهارتهای ادراكی خود ، برنامه هایی راجهت برطرف سازی مشكلات و یا بهره مندی سازمان از فرصتها ایجاد كنند ، توانایی مفهوم سازی و درك موضوعات ، برای مدیران عالی بسیار حیاتی است چراكه باید آنها اهداف گسترده و بلند مدت سازمانشان رامورد توجه دهند و برای آینده برنامه ریزی كنند (Bovee,2000,21-23).
این دسته از مهارت های مدیریت به شما کمک می‌کنند تا با تفکر انتزاعی تشخیص بدهید سازمان باید در چه جایگاهی باشد. سپس با تحلیل جایگاه کنونی، تعیین کنید که تا رسیدن به چشم‌انداز و اهداف نهایی چقدر فاصله دارید و برای دستیابی به آنها باید چه کارهایی انجام بدهید. در نهایت استراتژی بچینید و مسیر رسیدن از جایگاه کنونی سازمان به هدف را مشخص کنید و وظایف هر بخش را به آنها انتقال دهید. همچنین به کمک مهارتهای مفهومی می‌توانید موانع احتمالی مسیر را شناسایی کنید و برای آنها هم چاره بیندیشید.
مدیرانی که مهارتهای ادراکی دارند، سازمان را به عنوان یک کل منسجم در نظر می‌گیرند. بخشهای مختلف سازمان جزءهایی هستند که با همکاری هماهنگ با یکدیگر، کل را تشکیل می‌دهند و به سمت هدفی که برای آن تعیین شده، حرکت می‌کنند. هرکدام از بخشهای جزئی، اهدافی دارند که با رسیدن به آنها، نقش خود را در دستیابی به هدف کلی سازمان ایفا می‌کنند. مدیران دارای مهارت های مدیریتی مفهومی، می‌توانند کوچک‌ترین واحدهای سازمان را هم ببینند و روی عملکرد درست آنها هم نظارت داشته باشند.
مهارت های ادراکی يعني توانايي درك پيچيدگي‌هاي كل سازمان و تصور همه عناصر و اجزاي تشكيل‌دهنده كار و فعاليت سازماني به صورت يك كل واحد (سيستم). به عبارت ديگرتوانايی درک مشکلات کلی سازمان و اینکه هر کاری مخصوص چه بخشی از سازمان است . آگاهي از روابط و شناخت اجزا و عناصر مهم در موقعيت‌هاي مختلف ، مدير را قادر ميسازد كه به طريقي تصميمگيري يا اقدام كند كه موجبات اثربخشي سازمان و رضايت كاركنان آن را فراهم نمايد.
اكتساب مهارت ادراكي (يا مفهومي) مستلزم آموزش نظريه‌هاي علوم رفتاري بويژه تئوريهاي سازمان، مديريت و تصميمگيري و كاربرد عملي آنهاست. امروزه دوره‌هاي آموزش دانشگاهي در رشته‌هاي تخصصي، آشنايي با نگرش و روشهاي سيستمي و استفاده از يافته‌هاي مطالعات و تحقيقات راجع به سازمان‌ها ، زمينه دستيابي به مهارت ادراكي در مديريت را فراهم مي‌سازند. مدير آموزشي براي اينكه بتواند محيط آموزشي را بشناسد، روابط متقابل ميان عوامل مختلف را درك كند، اولويتهاي آموزشي را تشخيص دهد، تصميمات مؤثر اتخاذ كند و با اقدامات خود بهترين نتايج را عايد نظام آموزشي سازد، بايد از مهارت ادراكي قابل ملاحظه‌اي برخوردار باشد.
الزامات مهارتهای اداراکی برای مشاغل مدیریتی براساس مدل کاتز عبارتند از :
- توانايي ايجاد طرحهاي نو براي افزايش بهرهوري سازمان
- توانايي مديريت بحران (شناسايي فرصتها و تهديدهاي محيطي و ارائه راهبردهاي اساسي، خلاقانه و سريع)
- توانايي تحليل موقعيتها به صورت واقعبينانه و تصميمگيري مناسب
- توانايي شناسايي مشكل و تفكر حل مسأله در سازمان
- توانايي برخورداري از مديريت ريسك( تشخيص، تجزيه و تحليل و پاسخدهي)
- توانايي ارزيابي علمي عملكرد كاركنان و سازمان و ارائه راهكارهاي مناسب جهت رفع كاستيها
- توانايي هدايت و رهبري واحدها و سازمانهاي تابعه
- شناخت فرصتها و امكانات فرابخشي در بهسازي توسعه و سازمان
- شناخت بازارها و مشتريان بالقوه سازمان به منظور تدوين طرحهاي توسعه استراتژيك سازماني
- توانايي نگريستن به سازمان به عنوان يك كل و ارتباط اجزاء با يكديگر براي تحقق مأموريتها و اهداف سازمان(تفكر استراتژيك)
- برخورداري از توانايي تجزيه و تحليل مسائل سازمان در ارتباط با شرايط و ويژگيهاي سازمان
- شناخت روندها و تحولات مرتبط با مأموريتها و اهداف سازمان در سطح بينالمللي و منطقهاي
- توانايي تعيين موقع اولويتهاي كاري
- شناخت دقيق تغييرات و تحولات اقتصادي–اجتماعي مرتبط با سازمان در سطح ملي
اکتساب مهارت ادراکی (یا مفهومی) مستلزم آموزش نظریه‌های علوم رفتاری بویژه تئوری‌های سازمان، مدیریت و تصمیم‌گیری و کاربرد عملی آنهاست. امروزه دوره‌های آموزش دانشگاهی در رشته‌های تخصصی، آشنایی با نگرش و روش‌های سیستمی و استفاده از یافته‌های مطالعات و تحقیقات راجع به سازمان‌ها، زمینه دستیابی به مهارت ادراکی در مدیریت را فراهم می‌سازند. مدیر آموزشی برای اینکه بتواند محیط آموزشی را بشناسد، روابط متقابل میان عوامل مختلف را درک کند، اولویت‌های آموزشی را تشخیص دهد، تصمیمات مؤثر اتخاذ کند و با اقدامات خود بهترین نتایج را عاید نظام آموزشی سازد، باید از مهارت ادراکی قابل ملاحظه‌ای برخوردار باشد.
2- مهارتهای انسانی ( Human skills )
شما در سازمان با انسان‌ها کار می‌کنید. حتی اگر ابزار و منابع کاملی برای دستیابی به اهداف سازمانتان داشته باشید، بدون یک تیم حرفه‌ای و سالم نمی‌توانید از آنها استفاده کنید. منابع انسانی مهم‌ترین سرمایه سازمان‌ها هستند، باید برای حفظ و سلامت آنها تلاش کرد و مدیر نقش کلیدی در این امر ایفا می‌کند.
مهارتهای انسانی که به آن مهارت های نرم نیز می گویند، جزو مهارت های مدیریت هستند که به شما کمک می‌کنند با اعضای داخل سازمان و افرادی که خارج از سازمان و در ارتباط با مجموعه هستند، به درستی ارتباط برقرار کنید. به کمک این مهارتها می‌توانید افراد را درک کنید و به جایی برسید که دیگران از کار کردن با شما و سازمانتان لذت ببرند. مهارتهای انسانی به شما کمک می‌کنند روی دیگران تأثیر بگذارید و به یک الگو برای اعضای سازمانتان تبدیل شوید.
مهارت های انسانی يعني داشتن توانايي و قدرت تشخيص درزمينه ايجاد محيط تفاهم و همكاري و انجام دادن كار به وسيله ديگران، آگاهی از فن تشویق و کنارگرفتن شیوه های رهبری موثر. مهارت انساني در نقطه مقابل مهارت فني است. يعني كار كردن با مردم در مقابل كار كردن با اشيا و چيزها. داشتن مهارتهاي انساني مستلزم آن است كه شخص بيش از هر چيز خود را بشناسد، به نقاط ضعف و قوت خود آگاه باشد. عقايد و افكارش برخوردار و روشن باشند، اعتماد به نفس داشته باشد، به ديگران اعتماد كند، به عقايد، ارزش‌ها و احساسات آنان احترام بگذارد، آنان را درك كند، از تأثير گفتار و كردار خويش بر ديگران آگاه باشد و بتواند محيط امن و قابل قبولي براي جلب همكاري ديگران فراهم سازد. مهارتهاي انساني به آساني قابل حصول نيستند و فنون و روشهاي مشخصي ندارند. امروزه دانش علمي درقلمرو روان‌شناسي، روان‌شناسي اجتماعي و مردم‌شناسي و تجربه و كارورزي در شرايط گروهي و اجتماعي، به طور غيرمستقيم زمينه دستيابي به مهارتهاي انساني را فراهم مي‌سازند. كنش و واكنش متقابل با مردم و حساسيت نسبت به انگيزه‌ها، انتظارات و رفتارهاي آنان كمك مي‌كنند تا شخص به مرور بتواند علل و عوامل شكل‌دهنده رفتارانسان را درك كرده راه و رسم كار كردن با مردم و اثرگذاري بر رفتار آنان را بياموزد.
الزامات مهارتهاي انساني براي مشاغل مديريتي بر اساس مدل كاتز عبارتنداز:
- پرورش خلاقيت كاركنان
- كسب دانش و اطلاعات در زمينه رهبري به منظور تأثير گذاري در رفتار ديگران
- توانايي تشويق كاركنان به توسعه مهارتها و توانمديها ي خود
- آشنايي با بهداشت رواني محيط كار و نحوه برخورد با فشارهاي رواني
- توانايي كاهش مقاومت كاركنان در برابر تغيير و تحولات سازمان
- توانايي تشخيص مشكلات رفتاري كاركنان و انجام اقدامات لازم
- آشنايي با تئوريهاي انگيزش به منظور ايجاد انگيزه در خود و كاركنان
- توانايي همكاري اثربخش با ساير مديران براي حل مسائل سازمان
- توانايي برقراري ارتباطات انساني با كاركنان در محيط كار
- توانايي ايجاد روحيه همكاري و كار گروهي بين كاركنان
3- مهارت های فنی ( Technical skills )
این مهارتها در هر سازمانی متفاوت است و به اینکه مجموعه شما در چه حوزه‌ای فعالیت می‌کند، چه فرایندهایی دارد و خروجی آن چیست، بستگی دارد. البته بعضی از مهارتهای فنی مدیریت عمومی هستند و مدیران باید روی آنها تسلط داشته باشند، به عنوان مثال مهارت مدیریت زمان و اولویت‌بندی کارها جزو توانمندی‌های فنی هستند که به کار مدیران تمام سازمان‌ها می‌آیند.
بعضی از اعضای تیم مدیریتی مثل مدیران میانی سازمان باید مهارتهای فنی مربوط به تخصص خودشان را هم داشته باشند؛ به عنوان مثال مدیر بخش حسابداری باید یک حسابدار خبره باشد تا بتواند این بخش از سازمان را به بهترین شکل، مدیریت کند.
مهارت فنی يعني دانايي و توانايي در انجام دادن وظايف خاص كه لازمه آن ورزيدگي در كاربرد فنون و ابزار ويژه و شايستگي عملي دررفتار و فعاليت است. مهارتهاي فني از طريق تحصيل، كارورزي و تجربه حاصل مي‌شوند.مديران معمولاً اين مهارتها را طي دوره‌هاي آموزشي يا كارآموزي فرا مي‌گيرند نظيردانش، فنون و روشهاي برنامهريزي، بودجه‌بندي، كنترل، حسابداري، امور مالي، كارگزيني كارپردازي و غيره .
ويژگي بارز مهارت فني آن است كه به بالاترين درجه شايستگي و خبرگي در آن مي‌توان دست يافت زيرا اين نوع مهارت دقيق، مشخص، داراي ضوابط عيني و قابل اندازه‌گيري است. از اين روكنترل و ارزشيابي آن هم در جريان آموزش و هم در مرحله كاربرد و عمل آسان است.
الزامات مهارتهاي فني براي مشاغل مديريتي بر اساس مدل كاتز عبارتنداز:
- توانايي مديريت استرس (مقابله با فشارهاي رواني محيط كار و كنترل آنها)
- آشنايي با اصول هماهنگي ( ايجاد وحدت و يگانگي ميان فعاليتهاي واحدهاي مختلف به نحوي كه هدفهاي واحد به طور اثربخش تحقق يابد).
- آشنايي با كنترل اثربخش( تعيين ملكها و روشهاي سنجش عملكرد و مقایسه عملكرد به نحوي كه جوانب كار را در برگيرد).
- آشنايي با اصول برنامهريزي (تعيين و تعريف هدفهاي واحد مربوطه و تدارك پيشاپيش و دقيق اطلاعات و وسايلي كه تحقق هدفها را ميسر ميسازد).
- توانايي مديريت تغيير (سازگاري با تغييرات محيطي و مهارتهاي مورد نظر).
- توانايي مديريت زمان( استفاده بهينه از زمان و تنظيم كارها بر اساس زمانبندي مشخص).
- آشنايي با اصول سازماندهي( جريان نظم و ترتيب دادن به كارها و فعاليتها و تأليف آن به افراد به منظور انجام دادن كارها و تحقق هدفهاي معين)
- توانايي ارتقاء كيفيت در سازمان
- توانايي استفاده از تكنولوژي ( رايانه، اينترنت و اتوماسيون اداري) در راستاي پيشبرد فعاليتهاي سازماني
- توانايي تدوين برنامههاي عملياتي و تخصصي براي واحدهاي تابعه
- توانايي تهيه و تدوين گزارش عملكرد به مديران مافوق
- شناسايي نقاط قوت و ضعف در ارتباط با وظايف محوله
- توانايي بودجه ريزي و استفاده از منابع مالي
شایان ذکر است که رابرت کاتس معتقد است که مهارت های فوق الاشاره غیر ذاتی بوده و از طریق آموزش و کسب و تجربه قابل ایجاد و پرورش در سطوح مختلف مدیریت می باشد.
پس از کاتس، افراد دیگر نظیر کنتز (۱۹۸۴ H. Koontz) و گریفین (۱۹۸۷ R.Griffin) به مهارت های دیگری نظیر موارد زیر اشاره نمودند:
ـ مهارت طراحی و حل مسأله
ـ مهارت تجزیه و تحلیل مسائل
ـ مهارت کار با کامپیوتر
ـ مهارت تصمیم گیری
ـ و مهارت های هدف گذاری، ارتباط برقرار کردن و درک متقابل.
با توجه به نظرات کاتس و دیگر اندیشمندان مدیریت و نیز با عنایت به مسائل ارزشی و فرهنگی خاص نظام جمهوری اسلامی ایران در قسمت های بعدی این مقاله صفات مطلوب مدیران دسته بندی و تفکیک مرتبه ارزشی ارائه می گردند.
هر آنچه از روانشناسی می خواهید را در این وبلاگ بجویید .